Deutsche Behörden und Übersetzungen

Wenn Sie ukrainische oder russische Dokumente bei einer deutschen Behörde vorlegen müssen, stellt sich fast immer dieselbe Frage: Ist eine Übersetzung nötig, und wenn ja, welche Art? Unterschiedliche Behörden arbeiten nach unterschiedlichen Gesetzen und stellen daher unterschiedliche Anforderungen an Übersetzung, Original und Kopie.

Im Folgenden geben wir einen allgemeinen Überblick darüber, welche deutschen Stellen am häufigsten eine Übersetzung verlangen und warum sich ihre Anforderungen unterscheiden. Das ist keine abschließende Liste: Die genauen Bedingungen in Ihrem Fall legt die jeweilige Behörde fest. Zu einzelnen Themen – Apostille, Diplomanerkennung, Eheschließung, Familiennachzug – finden Sie auf dieser Website ausführlichere Beiträge, auf die im Text verwiesen wird.

Kurz gesagt: das Wichtigste in 20 Sekunden

• Die häufigsten Behörden, die eine Übersetzung verlangen: Standesamt, Ausländerbehörde, Jobcenter, Familienkasse, Gerichte, Hochschulen und Anerkennungsstellen, Notare
• Für das Standesamt ist die Übersetzungspflicht für fremdsprachige Dokumente unmittelbar gesetzlich verankert – § 2 Personenstandsverordnung (PStV)
• Deutsche Behörden akzeptieren in der Regel nur eine beglaubigte Übersetzung eines in Deutschland vereidigten Übersetzers – eine gewöhnliche Übersetzung wird meist nicht anerkannt
• Ob Original, Kopie oder beglaubigte Kopie verlangt wird, entscheidet jede Behörde selbst; offizieller Hinweis: Verlangt eine Behörde das „Original", genügt meist eine amtlich beglaubigte Kopie statt des Originals selbst
• Die Apostille betrifft die Legalisierung des Dokuments selbst, nicht die Übersetzung – das ist eine gesonderte Frage, die ebenfalls die empfangende Behörde festlegt
• Die Anforderungen der Behörden unterscheiden sich, weil jede nach eigenem Recht handelt: Standesamt nach PStG/PStV, Ausländerbehörde nach AufenthG, Jobcenter nach SGB II, Gerichte nach Verfahrensrecht und § 189 GVG
• Am zuverlässigsten ist es, die Anforderungen vor der Beauftragung einer Übersetzung direkt bei der konkreten Behörde zu erfragen

Standesamt

Das Standesamt arbeitet nach dem Personenstandsgesetz (PStG) und der zugehörigen Personenstandsverordnung (PStV).

• Geburts-, Ehe-, Scheidungs- und Sterbeurkunden – bei Nachbeurkundung im deutschen Register, Eheschließung, Namensänderung
• Die Übersetzungspflicht ist unmittelbar im Gesetz verankert: Nach § 2 PStV wird bei Vorlage einer fremdsprachigen Urkunde beim Standesamt in der Regel eine Übersetzung ins Deutsche gefordert

Mehr zu konkreten Situationen mit dieser Behörde finden Sie in den Artikeln „Heirat in Deutschland mit ukrainischen Dokumenten“ und „Familienzusammenführung“.

Ausländerbehörde

Die Ausländerbehörde arbeitet nach dem Aufenthaltsgesetz (AufenthG) und den zugehörigen Vorschriften.

Eine offizielle bundesweite Erläuterung speziell zu Übersetzungsanforderungen der Ausländerbehörde konnten wir nicht finden – in der Praxis betrifft dies vor allem Dokumente zu Familienstand und Verwandtschaft beim Familiennachzug sowie weitere statusrelevante Unterlagen. Die genauen Anforderungen in Ihrem Fall legt die konkrete Ausländerbehörde fest – eine einheitliche Liste für alle Fälle gibt es nicht.

Jobcenter

Das Jobcenter zahlt Leistungen nach dem SGB II und übernimmt in bestimmten Fällen die Kosten für die Übersetzung von Unterlagen, die für die Eingliederung in den Arbeitsmarkt benötigt werden (§ 16 SGB II) – etwa Diplome, Zeugnisse, Arbeitsbescheinigungen.

Die Kostenübernahme richtet sich nach einer internen Weisung der Bundesagentur für Arbeit, nicht nach einem eigenen Gesetz, und wird im jeweiligen Jobcenter individuell entschieden. Wenn Sie eine Übersetzung von Unterlagen für das Jobcenter benötigen, empfiehlt es sich, vorab dort zu klären, ob die Kosten übernommen werden, bevor Sie die Übersetzung in Auftrag geben.

Familienkasse

Die Familienkasse (bei der Bundesagentur für Arbeit) ist für die Auszahlung des Kindergelds zuständig.

Die offizielle Seite der Familienkasse weist ausdrücklich darauf hin: Unterlagen sind als Kopien einzureichen, nicht als Originale – für im Ausland geborene oder lebende Kinder wird beispielsweise eine Kopie der ausländischen Geburtsurkunde verlangt. Diese offizielle Seite formuliert selbst keine gesonderte Anforderung an eine beglaubigte Übersetzung – in der Praxis wird das meist im Einzelfall bei der Bearbeitung festgelegt, weshalb Sie dies direkt bei Ihrer Familienkasse erfragen sollten.

Gerichte

Gerichte (Amtsgericht, Familiengericht, Nachlassgericht und andere) können eine Übersetzung fremdsprachiger Dokumente in einem Verfahren verlangen – soweit erforderlich.

Das Justizportal des Bundes und der Länder (justiz.de) führt eine bundesweite Dolmetscher- und Übersetzerdatenbank, in der die Berechtigung eines konkreten Übersetzers geprüft werden kann. Das bloße Vorliegen eines fremdsprachigen Dokuments bedeutet nicht automatisch dessen Ablehnung – das Gericht entscheidet im jeweiligen Verfahren über die Notwendigkeit einer Übersetzung.

Hochschulen und Anerkennungsstellen

Studentensekretariate der Hochschulen und Anerkennungsstellen arbeiten nach der jeweiligen Zulassungsordnung der Hochschule beziehungsweise nach dem Berufsqualifikationsfeststellungsgesetz (BQFG) und den entsprechenden Landesgesetzen.

Das offizielle Portal Anerkennung in Deutschland erläutert ausdrücklich: Dokumente müssen in der Regel von einem in Deutschland amtlich ermächtigten Übersetzer übersetzt werden – eine nur im Ausland beglaubigte Übersetzung kann die zuständige Stelle ablehnen. Das Portal betont außerdem: Es ist wichtig, vorab bei der konkreten zuständigen Stelle zu klären, welche Dokumente in Ihrem Fall benötigt werden – dort werden Dokumente auch in die Kategorien „immer nötig“, „meist nötig“ und „berufsabhängig“ eingeteilt. Mehr dazu im Artikel „Anerkennung ukrainischer Diplome in Deutschland“.

Notare

Notare sind beteiligt, wenn es um Vollmachten, Erklärungen und andere Dokumente geht, die eine notarielle Form benötigen – auch unter Verwendung ausländischer Dokumente.

Kontaktdaten und Zuständigkeit konkreter Notarinnen und Notare finden Sie über die Bundesnotarkammer, das offizielle Berufsorgan der Notare in Deutschland.

Gewöhnliche und beglaubigte Übersetzung – der Unterschied

Der entscheidende Unterschied für amtliche Zwecke ist nicht die Qualität der Übersetzung, sondern wer und wie sie beglaubigt hat.

• Eine beglaubigte Übersetzung fertigt ein Übersetzer an, der vor einem Landgericht, einem Oberlandesgericht oder einer Landesbehörde vereidigt wurde – diese Vereidigung gilt vor allen Gerichten und Behörden Deutschlands nach § 189 Abs. 2 GVG
• Die Bezeichnung des Status unterscheidet sich je nach Bundesland – „ermächtigt", „vereidigt", „öffentlich bestellt und beeidigt" –, inhaltlich handelt es sich jedoch um dasselbe
• Nach Erläuterung des Bundesverbands der Dolmetscher und Übersetzer (BDÜ) – ein Berufsverband, keine staatliche Stelle – wird in der Regel gerade die beglaubigte Übersetzung dort akzeptiert, wo ein Dokument amtlichen Charakter benötigt

Eine gewöhnliche, nicht beglaubigte Übersetzung ist für amtliche Zwecke in den meisten Fällen nicht ausreichend – unabhängig davon, wie qualitativ hochwertig sie angefertigt wurde.

Original, Kopie und beglaubigte Kopie

Behörden formulieren unterschiedlich, was genau sie benötigen.

• Dass eine Kopie mit dem Original übereinstimmt, kann ein Notar bestätigen (beglaubigte Abschrift/Kopie) oder, in manchen Fällen, die zuständige Behörde bzw. Kommune selbst – das genaue Verfahren unterscheidet sich je nach Bundesland, Behörde und Dokumententyp
• Eine amtlich beglaubigte Kopie kann in der Regel nur vom Original oder von einer anderen amtlich beglaubigten Kopie angefertigt werden – nicht von einer gewöhnlichen Kopie einer Kopie
• Das Portal Anerkennung in Deutschland rät ausdrücklich: Verlangt die zuständige Stelle das „Original", genügt üblicherweise eine amtlich beglaubigte Kopie – das Original selbst muss nicht eingeschickt werden

Apostille – kurz erklärt

Legalisation und Apostille betreffen die Echtheit des Dokuments selbst – nicht die Übersetzung.

Offizielle Erläuterungen des Auswärtigen Amts grenzen diese Themen klar ab: Legalisation und Apostille beziehen sich nicht auf Übersetzungen. Ein Teil der deutschen Behörden verlangt zusätzlich eine Apostille auf dem ausländischen Original – welche genau und in welchen Fällen, entscheidet die jeweilige Behörde. Eine ausführliche Erklärung der Apostille finden Sie im Artikel „Beglaubigte Übersetzung oder Apostille?“.

Warum sich die Anforderungen unterscheiden und wie Sie vorgehen sollten

Jeder Behördentyp hat eine eigene Rechtsgrundlage: PStG/PStV für das Standesamt, AufenthG für die Ausländerbehörde, SGB II für das Jobcenter, Verfahrensrecht und § 189 GVG für Gerichte, Zulassungsordnungen oder Landesgesetze zur Anerkennung für Hochschulen und Anerkennungsstellen.

Eine einzige universelle Liste „was übersetzt werden muss und wie" gibt es deshalb nicht. Das Portal Anerkennung in Deutschland und die Praxis anderer Behörden stimmen in einem praktischen Rat überein: Klären Sie die Anforderungen direkt bei der Behörde, bei der Sie die Unterlagen einreichen werden, bevor Sie eine Übersetzung in Auftrag geben. Das spart Zeit und Geld – eine Übersetzung, die ohne Berücksichtigung der konkreten Anforderungen angefertigt wurde, muss mitunter erneut gemacht werden.

Welche Dokumente wir für diese Behörden übersetzen

Unabhängig davon, welche der oben genannten Stellen die Übersetzung verlangt, gehören folgende Dokumente zu unserem Alltagsgeschäft:

• Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden
• Diplome, Zeugnisse und Notenübersichten
• Führungszeugnisse
• Vollmachten und notarielle Erklärungen
• Gerichtsurteile und -beschlüsse
• Arbeitsbescheinigungen und weitere Nachweise für Jobcenter und Arbeitgeber

Bei welcher Behörde welches Dokument in der Regel gebraucht wird, steht im jeweiligen Abschnitt oben.

Häufig gestellte Fragen